Comment définir tes priorités et n’être enfin plus débordé ?

Jeune femme débordée au travail

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Revois tes priorités pour ne pas être débordé
“Moi débordée ?! Ab-so-lu-ment pas.”
Photo de cottonbro provenant de Pexels

Comment choisir tes priorités ? Tu as beau choisir tes projets avec soin, tu as sûrement plusieurs projets à mener en simultané. Si tu es étudiant, cela peut-être des révisions urgentes pour un contrôle en même temps qu’une présentation pour la semaine prochaine et qu’un rapport à rendre dans 2 semaines. Tout cela demande du temps et tout semble important. Que faire en premier ? Qu’est-ce qui est le plus urgent ? Et d’ailleurs faut-il nécessairement commencer par le plus urgent ?

Aujourd’hui, on souffle un coup et je te présente deux outils très puissants pour que tu reprennes le contrôle sur toutes ces tâches et que tu sépares clairement ce qui prioritaire de ce qui ne l’est pas.


Cet article est en lien avec les deux épisodes de mon podcast 3,9 sur les priorités. Tu peux les écouter ici dès maintenant. Bonne écoute et bonne lecture !


1. Définir tes priorités avec le secret d’Eisenhower

Important ou urgent, comment choisir ?

Quand on travaille sur plusieurs projets en simultané, on se retrouve avec de nombreuses tâches à effectuer. La plupart du temps, les tâches à compléter s’accumulent sous la forme de post-it traînant sur un bureau ou d’une liste faite en vitesse sur un coin de feuille.

Pour savoir par quoi commencer, deux questions se posent :

  • Quelles obligations sont les plus importantes ?
  • Lesquelles sont les plus urgentes ?

Dwight D. Eisenhower, le 34e président des Etats-Unis a un jour prononcé une petite phrase qui résume bien ce dilemme :

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Dwight D. Eisenhower

L’idée d’Eisenhower a depuis été reprise en un tableau qui porte maintenant son nom : la matrice d’Eisenhower. Grâce à elle, tu vas pouvoir enfin faire le point.

Une matrice pour fixer tes priorités

La matrice d’Eisenhower est composé de deux axes pour distinguer les tâches :

  • l’urgence de la tâche
  • l’importance de la tâche
matrice eisenhower priorités
La matrice d’Eisenhower
Licence CC BY-NC-SA Gaël Fortin

En utilisant ce tableau, tu vas faire le point sur tout ce que tu dois faire et établir une stratégie pour chaque item. Pour cela,

  1. Traces la matrice sur une feuille de papier
  2. Remplis-la avec toutes les tâches que tu dois accomplir
  3. Définis ta stratégie en suivant les conseils pour chaque quadrant

Quadrant 1 : à faire sans délai

Préparer des exercices pour un cours demain, répondre à un mail décisif d’un collaborateur…

→ Les tâches du premier quadrant sont à la fois importantes et urgentes. Il te faut donc modifier ton agenda pour les inclure de suite et les compléter au plus vite. C’est à toi seul d’exécuter ces tâches.

Quadrant 2 : le plus important

Faire du sport, commencer un nouveau projet personnel…

→ C’est LE quadrant le plus important. Ces tâches ne sont pas urgentes, on a donc tendance à les repousser, alors qu’elles sont essentielles pour le bien-être mental (et physique !). Ces objectifs doivent donc être tes priorités : planifie et anticipe-les au maximum.

Quadrant 3 : ces tâches qu’on veut tous éviter…

Ces obligations urgentes mais pas importantes viennent souvent de l’extérieur : une demande d’un collègue, un appel à passer…

→ Si possible, délègue-les. Si cela ne l’est pas, minimise-les en disant non ou en étant aussi productif que possible pour t’en débarrasser au plus vite.

Quadrant 4 : à fuir (à moins que…)

Scroller sur Instagram (sauf si c’est sur la page de Smartjeunes (instagram.com/troisvirguleneuf/)), regarder la TV sans programme précis…

→ Ne cherche pas à accomplir ces tâches mais plutôt à les faire disparaître. Elles ne sont ni importantes, ni urgentes, et ne servent donc à rien.

Sauf si… elles t’apportent un réel plaisir (au-delà de juste passer le temps). Garde une ou deux tâches de ce quadrant si elles font partie de ton temps personnel. Et si tu ne sais pas encore distinguer tes différents types de temps, lis mon article ou écoutes l’épisode de mon podcast 3,9 sur le sujet.

Maximiser les tâches vraiment bénéfiques (et prioritaires)

Réduis les tâches des quadrants 1, 3 et 4

Les tâches urgentes et importantes du quadrant 1 prennent spontanément la plupart de ton temps professionnel comme personnel. Le problème ?

  1. Elles te donnent l’impression d’être toujours en retard, de devoir tout faire à la dernière minute.
  2. Elles t’empêchent de te consacrer à ce qui te permet de t’épanouir et de progresser sur le long terme.

Autant que possible, limite le temps passé sur les tâches du quadrant 1, car elles ne sont tes priorités qu’à court terme :

  • Anticipe les tâches du quadrant 2 qui deviendront urgentes dans quelques mois. Par exemple, travaille sur ton rapport de stage ou apprends à coder progressivement grâce à la méthode SMART et au pouvoir des deadlines.
  • Prévois chaque semaine un ou plusieurs créneaux pour gérer les imprévus comme un devoir soudain d’un professeur à rendre au plus vite ou une demande surprise d’un supérieur hiérarchique.
  • Elimine les tâches des quadrants 3 et 4 pour effectuer des tâches importantes (urgentes ou non) avec le temps libéré.

Focalise-toi sur le quadrant 2

En passant plus de temps sur ces tâches tu auras enfin le temps pour développer de nouvelles compétences, te lancer dans ces projets qui attendent depuis longtemps, faire du sport, bâtir de solides relations… Bref, tes priorités à long terme. Pour mettre toutes les chances de ton côté, planifie à l’avance le temps passé sur ces tâches, par exemple le dimanche pour la semaine qui arrive. Ainsi, ton temps étant déjà bloqué pour ces objectifs, tu n’as plus qu’à te lancer !

Pour y voir plus clair dans ta vie professionnelle et dans ta vie privée, complète deux matrices séparées et prépare un emploi du temps qui respecte l’équilibre entre ta vie privée et ta vie professionnelle. Même si tu as beaucoup de cours à réviser, fais du sport et travaille sur des projets personnels !

La matrice d’Eisenhower te permet donc de fixer tes priorités. Mais le vrai pouvoir de cet outil pour gagner réellement du temps et être plus productif, est d’identifier facilement le superflu et te concentrer sur l’essentiel : le quadrant 2 !

2. Etre plus productif grâce aux to do lists

« Là où l’on trouve un grand pouvoir, on trouve une grande responsabilité. »

Winston Churchill

Tout le monde connaît les listes. D’ailleurs, tu en utilises peut-être déjà. Sauf que cet outil, très puissant, est souvent mal utilisé.

L’objectif d’une to do list n’est pas de jeter sur une feuille TOUT ce que tu dois faire et d’espérer que les tâches s’exécutent d’elles-mêmes. Pire, cela peut même être contre-productif en te donnant l’impression d’être submergé de travail et en effaçant tes priorités. Alors comment bien utiliser les to do lists ?

Créer des listes précises

Au lieu de créer une immense to do list qui fait peur et décourage d’entrée, crée plusieurs listes avec pour chaque liste un champ d’application précis. En voici quelques exemples :

  • Liste maîtresse : tes objectifs SMART à long terme. Cela peut être d’écrire un livre, de décrocher un emploi dans un secteur qui t’intéresse, de trouver une nouvelle formation…
  • Liste de projets sur la semaine : ce que tu souhaites accomplir cette semaine qui te fera avancer sur les projets de la liste maîtresse. Tu pourrais réfléchir à un scénario pour ton roman, te renseigner sur les opportunités de carrière, regarder la liste des masters que propose ton université… Ces objectifs seront tes priorités pour la semaine.
  • Liste quotidienne : essentielle, elle regroupe toutes tes tâches pour la journée qui commence. Elle prend en compte tes projets sur la semaine et tes matrices d’Eisenhower.
  • Listes thématiques : les films que tu souhaites voir, les courses que tu dois faire le week-end prochain… Chacune de ses listes à un objectif précis et te libère l’esprit pour ne pas avoir à penser pendant toute la semaine que tu dois racheter des pâtes.Tu peux également faire une liste de tout ce que tu aimerais bien faire un jour mais qui ne sont pas la priorité pour le moment et y revenir dans quelques mois ou quelques années.

Tu peux utiliser au choix une application ou noter tes to do lists sur un papier. Prends en compte tes besoins : si tu dois pouvoir y accéder à tout moment, un service en ligne sera plus pratique mais si tu veux pouvoir les customiser et en faire des œuvres d’art, alors rien ne vaut des crayons et un carnet ! Personnellement, j’utilise le site web et l’application Workflowy (reçois 100 items supplémentaires gratuits par mois en cliquant sur ce lien). Son design est très épuré mais Workflowy dispose d’énormément de fonctionnalités et un livre a même été écrit pour en profiter au maximum. Je le recommande très fortement !

Tu peux également utiliser Evernote, Google Keep, OneNote… A toi de choisir l’outil qui convient le mieux à ton usage.

Bien utiliser les to do lists

Prépare ta liste quotidienne

Chaque soir, tu peux préparer ta to do list pour le lendemain en prenant en compte ce que tu n’as pas pu faire et ce que tu aimerais faire. Cela te permettra aussi de te libérer l’esprit pour mieux profiter de la fin de ta journée et être prêt à attaquer la prochaine journée de travail.

Surtout, n’inscris pas trop d’éléments sur ta liste car on sous-estime le temps passé à effectuer une tâche. Prends en compte tes priorités de la semaine et tes matrices d’Eisenhower.

Commence par les tâches les plus importantes/difficiles

Comment savoir par quoi commencer ? Demande-toi quelle tâche tu souhaiterais absolument faire si tu n’en n’avais qu’une possible aujourd’hui. Commence par celle-ci (avant même de regarder tes mails !), puis pose-toi la même question, et recommences jusqu’à accomplir toute ta to do list.

Tu peux également commencer par la tâche la plus difficile :

  1. En commençant par elle, tu es sûr de l’accomplir aujourd’hui
  2. Une fois terminée, tu seras soulagé et n’auras plus besoin de te dire « il faut absolument que je fasse ça ! »

Progresse à ton rythme

Fais un point régulier sur l’avancement de ta to do list au cours de ta journée. Fixe des temps pour réaliser tes tâches (comme terminer ce devoir en une heure). Si tu n’as pas fini à temps, redéfinis un créneau pour un autre moment dans la journée ou indique-la sur la to do list du lendemain.

Ta to do list est ton challenge du jour : ton objectif est de la compléter dans la journée en respectant tes priorités. Ce défi te motivera, mais il doit pour cela être tout de même atteignable, donc oublie les listes avec 50 items !

Par exemple, j’ai pris l’habitude d’écrire une liste pour mes objectifs de chaque week-end. Depuis, je fais à la fois plus de choses de ces deux jours tout en profitant d’avantage ! A toi de jouer 😉

« Au secours, je suis débordé ! »

Ta to do list quotidienne s’allonge à vitesse grand V malgré tous tes efforts ? Tu dois reporter chaque jour les tâches que tu n’as pas finir à temps l’avant-veille et que tu as donc déjà décalé sans avoir l’impression de réellement avancer ?

Pas de panique, c’est que tu es atteint du « syndrome du médecin » qui accumule irrémédiablement du retard dans ses rendez-vous de la journée jusqu’à finir ses consultations à 22 heures. Voici comment sortir la tête de l’eau :

  1. Respire un grand coup
  2. Construis une matrice d’Eisenhower pour revoir tes priorités et reporte-y ta to do list quotidienne
  3. Applique les conseils que j’ai donné plus haut pour éliminer, déléguer, reporter ce qui peut l’être
  4. Concentre-toi sur les tâches strictement essentielles, et mets une alarme pour ne pas passer la journée sur la même tâche quitte à ne pas l’achever.

Le syndrome du médecin m’est justement arrivé en préparant cet article et l’épisode de mon podcast. J’ai pris du retard sur mon planning et me suis retrouvé à devoir faire le plan de l’article, l’écrire, le relire, et enregistrer l’épisode de 3,9 le même jour ! J’ai donc réorganisé ma semaine en répartissant ces tâches plus équitablement. Il vaut mieux être pragmatique et prendre le temps que d’être en retard et de culpabiliser.

3 jours ou rien !

Face au syndrome du médecin, utilise la règle des 3 jours. Si une tâche est présente sur ta liste puis reportée au lendemain 2 jours supplémentaires, alors choisis-lui un destin parmi :

  • Si elle était vraiment importante ou urgente, tu l’aurais déjà réalisé. Alors pourquoi traine-t-elle encore sur ta liste ? Supprime-la purement et simplement.
  • Si elle est urgente et importante, il est temps de s’en occuper… maintenant ! Fais-en la première action de ta journée. Tu seras ainsi libéré de ce poids et n’auras plus à y penser.
  • Tu ne peux la supprimer mais n’a pas le temps pour t’en occuper maintenant. Planifie alors un créneau aujourd’hui ou un autre jour pour l’exécuter. Vraiment.

Conclusion

Avec la matrice d’Eisenhower et les to do lists, tu sais maintenant comment identifier tes priorités et ne plus être débordé. Grâce aux listes, tu vas enfin prendre conscience que chaque action accomplie est une réussite qui t’avance sur tes objectifs à long terme.

Alors lance-toi ! Commences ta première matrice d’Eisenhower et ta to do list dès maintenant, et si tu n’es pas disponible, mets une alarme pour t’en rappeler ce soir.

C’est en te mettant en action que tu tireras le meilleur de tous ces conseils et que tu atteindras tes objectifs. Un élément de ta to do list à la fois.

Merci d'avoir lu cet article ! Si tu veux t'améliorer dès aujourd'hui, tu seras sûrement intéressé par mon livre "Ce que les études ont oublié de t'apprendre pour réussir". Clique ici pour télécharger mon guide maintenant 😊

Créateur de smartjeunes. Je suis passionné par les sciences depuis mon enfance et par le théâtre. J'ai obtenu une licence et un master en biologie, et effectue maintenant un doctorat en cancérologie. Le développement personnel est une autre de mes passions. J'ai créé le podcast 3,9 et smartjeunes pour donner à tous les astuces et connaissances oubliées par les études supérieures en France.
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[…] Prends quelques minutes pour redéfinir tes priorités au sein de ton projet, et plus généralement entre tes projets. Je te conseille d’utiliser la matrice d’Eisenhower, dont j’ai déjà parlé ici. […]