Deadlines : comment les transformer en alliées infaillibles ?

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Une jeune femme indiquant ses deadlines sur son planning.
“Ouf, je n’ai plus que… 12 jours de retard sur mon planning !”
Photo de Anete Lusina provenant de Pexels

Je déteste les deadlines. Et toi aussi probablement.

Elles ne sont jamais loin, à nous narguer, pour que tu n’oublies pas que en effet le retard s’accumule. Ce projet qui aurait dû être rendu hier… Celui-là qui doit être terminé pour demain…

Une seule solution : repousser la date fatidique pour gagner un peu de temps. Et finir par tout faire à la dernière minute.

Et si à l’inverse, tu essaies d’être prévoyant en fixant une deadline loin pour avoir suffisamment de temps, la malédiction frappe encore et ta tâche t’occupe beaucoup plus longtemps que prévu. Jusqu’à finalement atteindre voire dépasser la deadline.

Mais alors que se passe-t-il ? Es-tu si mauvais à anticiper ton travail et fixer tes échéances ?

Pour faire court : oui. Mais heureusement, tu peux transformer ton cauchemar en allié de ta productivité.

Voici comment.


Cet article est en lien avec l’épisode sur le pouvoir des deadlines de mon podcast 3,9. Tu peux l’écouter ici dès maintenant. Bonne écoute et bonne lecture !


1. La malédiction des deadlines

Parkinson et la maladie du “toujours plus”

En 1955, l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson publie un essai dans The Economist. Il y analyse le fonctionnement de la bureaucratie anglaise. Malgré le déclin de l’empire anglais, il constate que le nombre d’officiers du Bureau Colonial semble augmenter inexorablement.

Si la quantité de travail diminue, pourquoi faut-il de plus en plus de personnel ?

D’après l’historien, « la vérité est que le nombre d’officiers et la quantité de travail à faire ne sont pas liés l’un à l’autre. »

Parkinson propose alors deux raisons à l’augmentation du nombre de bureaucrates, à l’origine de la loi qui porte maintenant son nom :

  • Lorsque la quantité de travail semble ou est en augmentation, le nombre d’employés subordonnés augmente, en théorie pour prendre en charge l’excès de travail
  • L’augmentation du nombre d’employés entraîne une augmentation du travail pour coordonner tous les subordonnés

Conclusion : plus il y a de personnel, plus il faut de travail pour le gérer et le coordonner et donc plus il faut de personnel. Le serpent se mord la queue !

Parkinson va plus loin et formalise sa loi mathématiquement. Il en conclue que sans augmentation de la quantité de travail, l’administration de l’empire colonial britannique est vouée à voir son personnel augmenter de 6 % par an.

6 % par an alors que le travail n’augmente pas !

La loi de Parkinson au quotidien

Tout ça est bien beau, mais en quoi cela te concerne-t-il ?

La loi de Parkinson est en fait généralisable en remplaçant les employés par le temps :

Tout travail tend à augmenter jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

Un rapport à rendre dans longtemps ? Même en souhaitant prendre de l’avance, tu t’y mets sûrement à la dernière minute.

Un projet qui piétine depuis des mois ? Il t’occupera jusqu’à la date limite quoi que tu y fasses.

La plupart du temps, ce n’est que lorsque l’échéance n’est plus que dans quelques jours voire quelques heures que tu trouves la motivation pour travailler.

La conclusion de tout cela ? Plus la deadline est loin et plus il te faudra de temps pour t’y mettre ou pour réaliser la tâche, laissant la place à la procrastination.

Alors comment utiliser la loi de Parkinson a ton avantage ?

2. Le vrai pouvoir des deadlines

Une quantité de temps optimale pour tous tes projets

L’idée centrale de la loi de Parkinson est de fixer une quantité de temps juste suffisante pour maximiser son effet. Joue sur la deadline pour être le plus productif dans le moins de temps possible. En te donnant moins de temps pour accomplir ton objectif, tu seras obligé d’aller à l’essentiel, donc d’utiliser la loi de Pareto et son fameux 80/20.

De plus, fixer des échéances te donne le pouvoir (et l’obligation) de t’attaquer sérieusement à tous ces projets et tâches importants mais pas urgents : écrire ce livre dont tu rêves depuis des années, apprendre l’italien, ou te poser pour enfin réfléchir à ce que tu veux faire après tes études. Surtout, les deadlines te donnent un objectif temporel à court terme pour tes projets de grande envergure, que ce soit dans tes études (un rapport de stage ou un travail qui s’étale sur toute l’année), dans ta vie professionnelle et dans ta vie personnelle.

Des deadlines courtes et justes

1. Écris précisément ton objectif avec la méthode SMART. Fixe un objectif spécifique, mesurable, ambitieux mais réaliste, et avec une deadline appropriée.

2. Détermine une date de fin optimale. Elle doit être assez courte pour respecter la loi de Parkinson et te pousser à agir. N’oublie pas qu’on sous-estime le travail nécessaire pour accomplir une tâche, rajoute donc quelques heures ou jours. Si la deadline est trop loin (par exemple dans plusieurs mois), fixe des échéances et des objectifs intermédiaires.

3. Engage ton ego. Écris l’échéance sur ton agenda. Parle-en à ton entourage, à tes collègues, à tes amis, pour t’engager personnellement. Tu n’as probablement pas envie de les décevoir ou d’avoir honte si tu ne tiens pas tes propres objectifs. Sers toi de ces émotions pour être actif !

4. Améliore-toi. Une fois la tâche accomplie, réalise un rétroplanning : estime le temps passé sur ton projet et la date de fin réelle. Sois honnête avec le temps perdu à procrastiner, personne ne viendra te juger. Compare ensuite avec tes estimations d’origine pour être plus précis la prochaine fois. Avec l’habitude, tes deadlines seront de plus en plus exactes et donc puissantes !

Tu as sûrement plusieurs projets en cours au quotidien, particulièrement si tu es étudiant. Mets en place un calendrier de tes deadlines et objectifs pour prendre en compte toutes les autres tâches déjà en cours lorsque tu dois choisir une nouvelle échéance. Cela t’évitera d’être submerger et d’avoir plusieurs dates limites importantes en même temps.

N’oublies pas que certaines étapes d’un projet peuvent ne pas dépendre de toi. Prends-les en compte lorsque tu choisis une deadline. Par exemple, si tu dois rendre un rapport de stage pour le 15 mai, il faudra probablement compter 2 ou 3 semaines de navette avec ton superviseur avant d’obtenir une version satisfaisante. Dans ce cas, ton rapport de stage devra plutôt être prêt pour le 15 avril.

Conclusion

Lorsque Parkinson a formulé pour la première fois sa loi, il ne pensait probablement pas que celle-ci gouvernerait le quotidien de tant de gens. Mais elle n’est pas une fatalité. Au contraire, elle te montre que tu as les moyens d’agir pour réussir les projets que tu te fixes.

En établissant des échéances justes mais courtes, ces deadlines ne seront plus des fardeaux mais des catalyseurs de ta productivité. En réduisant le temps disponible pour chaque tâche, tu pourras en faire plus et enfin avancer dans tes projets ! A toi de jouer 😉

Merci d'avoir lu cet article ! Si tu veux t'améliorer dès aujourd'hui, tu seras sûrement intéressé par mon livre "Ce que les études ont oublié de t'apprendre pour réussir". Clique ici pour télécharger mon guide maintenant 😊

Créateur de smartjeunes. Je suis passionné par les sciences depuis mon enfance et par le théâtre. J'ai obtenu une licence et un master en biologie, et effectue maintenant un doctorat en cancérologie. Le développement personnel est une autre de mes passions. J'ai créé le podcast 3,9 et smartjeunes pour donner à tous les astuces et connaissances oubliées par les études supérieures en France.
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